個人情報ファイルとは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したものです。
個人情報ファイルには、電子計算機を用いて検索できるもの（電算処理ファイル）と、五十音順に並べるなどして手作業で容易に検索できるもの（マニュアル処理ファイル）があります。
個人情報の保護に関する法律第75条第１項の規定により、実施機関（町長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会及び固定資産評価審査委員会）が保有する個人情報ファイルについては、各実施機関がどのような個人情報を保有しているか明らかにするため、識別される本人の数が1,000人以上など一定の条件のものについて、ファイルの名称や利用目的等を記載した帳簿として「個人情報ファイル簿」を作成し公表するものであります。